Entre 2022 e 2023, reduzi a minha equipa de marketing de 11 para 6 pessoas. E não o fiz por ter menos clientes ou projetos (pelo contrário), mas sim graças à otimização de processos e à automatização de tarefas.
A automatização de tarefas fez com que a minha equipa poupasse tempo e recursos para se dedicar a tarefas que realmente importam e que reduzisse o número de erros cometidos, o que levou a um aumento de lucro da agência (passámos de um ano com prejuízo na casa dos 10.000€ para um 1º semestre com lucro de 30.000€).
Existem várias tarefas que podem ser automatizadas – algumas mais fáceis, outras mais complexas.
E antes que decidas automatizar tudo e mais alguma coisa, é importante analisares e escolheres quais as atividades do dia a dia devem ser automatizadas, tendo como base o tamanho e a maturidade da equipa de marketing e da empresa.
Não há propriamente uma receita, mas existem algumas tarefas importantes que podem ser automatizadas para aumentares a produtividade da tua equipa.
Fluxo de pedido de briefing e informações
Seja numa agência ou numa empresa, um briefing é a base do planeamento e, quando bem feito, pode evitar trabalho duplicado e objetivos desencontrados. Mas é muito comum “perdermo-nos” no meio de tantas ideias e trocas de e-mails e WhatsApp com clientes e colegas de trabalho.
Esta é talvez uma das fases mais menosprezadas em qualquer estratégia. Mas é uma das mais importantes.
Para reduzir os riscos de erros e falhas na comunicação, é importante automatizar o fluxo de solicitação de briefing e informações. Eu gosto de usar um combo de Clickup (para criação automática de tarefas, envio de emails ao cliente e comunicação interna) + Notion (template de briefing e partilha com o cliente para ele preencher e anexar todas as informações).
Fluxos de aprovação de conteúdos
Obter a aprovação de conteúdo pode ser uma grande dor para as equipas de marketing.
A troca de 30 emails, os erros e falhas no processo, atrasam tarefas e comprometem resultados.
Automatizar os fluxos de aprovação dos conteúdos reduz essas dores e potencializa produtividade e velocidade.
No caso dos conteúdos de social media, podes usar o fluxo de colaboração e aprovação de conteúdos que o Swonkie disponibiliza.
Publicação nas redes sociais
Uma das maiores dores de quem gere redes sociais é ter de publicar diversos conteúdos e em diversos posicionamentos (feed vs stories) e canais (Instagram, LinkedIn, TikTok, Pinterest, Blog) e nos melhores horários (que nem sempre são laborais)
O uso de ferramentas de automação da publicação nas redes sociais (como o Swonkie) é muito comum para agendarmos as publicações e personalizar os conteúdos sem nos preocuparmos com intervenções manuais diárias. Se usares o Swonkie para planear os conteúdos é ainda mais prático porque evitas os tempos (e tendinites) do copy paste.
Outra vantagem deste tipo de ferramentas é que já nos criam relatórios de redes sociais de forma automática.
Automação de emails
Ter fluxos de automação de emails é essencial para qualquer equipa responsável pela aquisição de leads, conversão e retenção.
Existem diversas ferramentas de automação de emails (Hubspot, ActiveCampaign, Mautic) que te vão permitir criar processos e fluxos de emails personalizados, poupando tempo da tua equipa e reduzindo erros básicos que te podem custar caro.
A automação de emails é muito utilizada em ações de envio de conteúdo para leads, permitindo segmentar a base de utilizadores e enviar conteúdo personalizado e com base em determinadas ações dos utilizadores.
Mensagens automáticas de Serviço de Apoio ao Cliente (SAC)
Dar uma resposta aos clientes de qualidade e com rapidez pode ser decisivo para o sucesso de uma empresa. Mas, dependendo do volume de mensagens recebidas, isso pode ser uma missão impossível e desgastante.
A automação de mensagens e conversas de SAC é a solução para aumentarmos a produtividade da equipa e a satisfação dos clientes.
Existem diversas formas de o fazer com base nos canais, mas podes adotar sistemas de automação de entrada de tickets o que te vai possibilitar atender um maior volume de pedidos e com uma margem de erro inferior. Podes ainda usar ferramentas como o Manychat para automatizar as mensagens no Instagram.
O uso dessas ferramentas vai permitir-te padronizar a linguagem e as respostas, proporcionando um melhor atendimento e com as informações que realmente queres que o teu público receba.
Otimização de páginas e SEO
Espelho meu, espelho meu, há alguma empresa que não queira estar num lugar melhor que o meu?
Todas as empresas querem estar bem posicionadas nos motores de pesquisa. Mas o SEO é uma tática de marketing que requer muito trabalho e tempo para gerar resultados.
Apesar de não conseguirmos automatizar todo o trabalho de SEO, existem ferramentas (Semrush e Moz) que ajudam a automatizar tarefas como:
- Monitorizar os urls dos concorrentes
- Analisar novos conteúdos
- Identificar erros e inconsistências no próprio site e que podem afetar negativamente
Relatórios de Marketing
Uma das vantagens do marketing de hoje é a quantidade de métricas que temos ao nosso dispôr para analisar os esforços das nossas ações.
Mas, apesar dos relatórios de marketing ser parte importante da rotina dos marketers, o volume de dados e as infinitas possibilidades de interpretações podem complicar esta tarefa, mesmo para os mais experientes.
A automação desta tarefa permite processar dados de diversas fontes (usando, por exemplo, o Locker Studio integrado com as diversas fontes de dados) e transformá-los em relatórios objetivos, facilitando a leitura e a análise do desempenho das ações.
Deixar essas tarefas apenas a cargo de ações manuais, como a criação constante de folhas de excel, pode representar um erro, além de consumir imenso tempo.
