Na semana passada, convidei a Daniela Gonçalves para partilhar a sua experiência a trabalhar remotamente com os meus alunos de Comunicação Digital no ISCIA. Neste artigo, ela partilha connosco um resumo da sua apresentação.
– Helena Dias
Com esta necessidade súbita de transitar do modelo tradicional de trabalho (em escritório físico) para trabalho remoto, muito se tem discutido sobre as melhores ferramentas para o teletrabalho. E bem. Trabalhar remotamente exige uma série de soluções que permitam a correta execução de tarefas “digitais”. Mas pouco se tem falado de dinâmicas – que, no meu ponto de vista, é a questão mais importante que se levanta quando há esta transição.
De tradicional a remoto em tempo express
Muitas empresas viram-se recentemente obrigadas a adotar o teletrabalho de um dia para o outro, de forma a garantirem a continuidade do serviço. Obviamente que nem todos os negócios têm oportunidade de o fazer, mas, ainda assim, há muitos que se têm reinventado e encontrado, no meio da crise, novas oportunidades.
Aquelas empresas cujo negócio pode ser desenvolvido a partir de casa, remeteram os seus colaboradores para este modelo de trabalho. Mas, muitas delas sem qualquer preparação, introdução ou explicação das novas dinâmicas.
É indiscutível que elementos cruciais para o trabalho em equipa são impactados com esta mudança: a comunicação, o fluxo de trabalho, a entrega. Por isso, mais do que encontrar novas ferramentas, este modelo de trabalho exige que se discutam e encontrem novas dinâmicas.
Se não houve essa reflexão sobre as dinâmicas a adotar, podem acontecer dois cenários mais ou menos extremos:
- Perder-se o “fio à meada” nos trabalhos em curso, por falta de comunicação. Ao estar cada colaborador em sua casa, sem contacto permanente com a equipa – como acontecia anteriormente – pode verificar-se uma espécie de distanciamento laboral. Pode haver a falsa sensação de que cada um está por sua conta. A equipa distancia-se, perdem pontos de contacto e os vários colaboradores trilham o seu próprio caminho – convencidos, claro, de que é o melhor para alcançar determinado objetivo. No final e na pior das hipóteses podem haver mal entendidos, contratempos, atrasos nas entregas de trabalhos.
- Excesso de comunicação. Acontece, em alguma empresas, que não há qualquer adaptação da comunicação entre o modelo tradicional de trabalho e o modelo remoto. Situações como pedir ao colega da secretária ao lado para esclarecer uma dúvida rápida ou ir ao gabinete do coordenador só para trocar uma ideia que acabou de surgir podem, quando estamos em trabalho remoto, transformar-se em interrupções constantes. O que se fazia no escritório físico mantêm-se através de telefonemas, por exemplo. É claro que este tipo de interações têm lugar no trabalho remoto – e é saudável que tenham – no entanto, devem ser mais ou menos organizadas. Caso contrário, a equipa não vai conseguir entregar o que se propõe no final do dia.
Dinâmicas definidas, mas não tanto
Para evitar os cenários acima descritos, há uma série de definições que podem ser feitas antes de iniciar os trabalhos de forma remota. Não há fórmula mágica para todas as equipas. É importante que se perceba que cada grupo de profissionais tem um entendimento muito próprio e isso reflete-se na forma de trabalhar em equipa. Mais: há momentos em que a fórmula encontrada inicialmente pode não ser a mais adequada. As equipas não se devem prender ao previamente estipulado se isso não estiver a ser eficaz para as rotinas de trabalho. Por exemplo: definiu-se fazer um ponto de situação todas as segundas e quintas-feiras. Mas se determinado projeto necessitar de um ponto de situação à terça-feira, não há porque não o fazer.
Ou seja: é crucial definir algumas diretrizes orientadoras, mas é igualmente importante que haja flexibilidade para as alterar, caso se justifique.
Deixo algumas guias para esta adaptação mais suave ao trabalho remoto:
- Identificar as ferramentas mais adequadas para equipa. Há dezenas de ferramentas online, muitas delas gratuitas, para todo o tipo de necessidades: desde comunicação, gestão de tarefas, gestão de tempo, etc. Podem encontrar uma boa compilação destas ferramentas neste documento partilhado.
- Documentar individualmente tudo o que se faz ao longo do dia de trabalho e disponibilizar esse registo para a equipa;
- Gerir expectativas. Ir indicando à equipa ou ao colega que está mais dependente da execução da minha tarefa o tempo que prevejo demorar para a terminar. Desta forma, ele próprio poderá gerir as suas tarefas de acordo com os timmings da restante equipa;
- Fazer pontos de situação regulares: mais ou menos abrangentes, com todos os membros da equipa ou apenas os necessários;
- Comunicar de forma organizada e priorizar as mensagens por urgência e importância;
- Ter a consciência que a comunicação tem sempre dois sentidos. Mais do que emitir corretamente a mensagem, é preciso saber recebê-la. E em contexto de trabalho remoto, saber receber corretamente as mensagens é de extrema importância;
- Não deixar passar nenhuma dúvida até que fique completamente esclarecida.
Acredito que com esta “imposição” de estar e trabalhar em casa, muitas empresas vão acabar por adotar o trabalho remoto, quando a crise terminar. Mais do que um modelo de trabalho do futuro, este é um modelo de trabalho do presente e é necessário refletir sobre ele, para dele tirar o maior proveito.
