Como criar uma política de Social Media para a sua empresa

Os Social Media já não são uma tendência – mas sim uma forma de vida. Todos os utilizamos para comunicar e interagir uns com os outros, promover a nossa empresa ou marca e para tirar partido de todas as ferramentas disponíveis através deles – e tudo gratuitamente.Como gestor, é importante gerir como os seus colaboradores utilizam as redes sociais, porque isto pode ter um impacte direto de como o público perceciona a sua empresa ou marca.

Sem uma política sólida de Social Media, alguns destes canais podem resultar em consequências negativas para a empresa. Infelizmente, mesmo os pequenos erros e mensagens inadequadas através dos Social Media podem espalhar-se rapidamente e prejudicar a imagem de uma empresa. 

Atualmente, algumas empresas temem tanto esta má imprensa que criaram políticas de Social Media rígidas. Por exemplo, estes tipos de políticas rígidas têm orientações firmes sobre o que pode (ou não) ser publicado através dos Social Media – e quem tem a permissão para o fazer.

Por outro lado, existem empresas que reconhecem o valor dos colaboradores partilharem as suas próprias opiniões e conteúdos através dos Social Media, e estabeleceram diretrizes mais descontraídas e informais sobre os Social Media no local de trabalho.

Como encontrar a política de Social Media certa para a sua empresa?

Aqui estão três coisas que o podem ajudar a criar a política de Social Media para a sua empresa:

1. Verifique as políticas e diretrizes de empresas semelhantes à sua. Consulte no último tópico deste artigo, listas de diversas políticas de Social Media de outras empresas;
2. Ouça as entrevistas da Social Media Examiner com especialistas, nas quais, profissionais de Social Media partilham orientações simples que funcionam bem para eles;
3. Leia estudos de caso de Social Media também no Social Media Examiner para ver como é que outras empresas estão a ter sucesso com os Social Media.

9 dicas para criar uma política de Social Media para a sua empresa

Deixo aqui 9 estratégias que pode implementar já hoje para criar uma política de Social Media para a sua empresa:

1 – Junte a sua equipa

A política de Social Media não deve ser escrita por uma pessoa só. Esta deve ser única para a sua empresa e, idealmente, deve incluir ideias de pessoas com habilidades diferentes.

Ao abordar a sua equipa irá garantir que as principais áreas de risco são geridas adequadamente e que todos os futuros desafios que possam surgir são tratados de forma adequada.

Junte, além dos colaboradores envolvidos diretamente com os Social Media, o CEO, diretor de RH, diretor de TI, diretor de marketing, entre outros.

Mas não se preocupe – nem todos os membros da equipa precisam estar cientes de todos detalhes das suas atividades de Social Media. Pense desta forma: se ocorrer uma crise, que tipo de informações é que a equipa precisa ter (sobre os Social Media, questões legais, a sua empresa e valores) no sentido de responder de forma apropriada nos Social Media?

2 – Foque-se na criação da Cultura da empresa

Os Social Media mudam a cada dia que passa. E políticas burocráticas não são suscetíveis de serem bem-sucedidas.

Em vez disso, queremos uma cultura de inovação, partilha de ideias, resolução de problemas e criatividade. Existe uma ligação direta entre a cultura organizacional e as políticas internas. Na verdade, são as políticas que escrevemos que moldam a nossa cultura.

Nas políticas da empresa, pode reconhecer valores culturais dos Social Media como o de transparência, consistência, conexão, criatividade e agilidade. Com estes valores em mente, construa processos que enfatizem a formação, apoio e avaliação.

3 – Tenha em conta questões legais, incluindo as Leis do Trabalho

Existem dois tipos de situações que podem levar as empresas a sancionar um empregado devido a comentários sobre colegas, a empresa ou entidade patronal. No primeiro caso, as consequências podem não passar de uma repreensão ou processo disciplinar, mas no segundo, e dependendo da gravidade, o desfecho pode ser o despedimento com justa causa.

Em Portugal já foi relatado, pelo menos um caso de um despedimento relacionado com a utilização das redes sociais, mas noutros países, já são inúmeros os casos de despedimentos com estes contornos.

Estes casos são bastante controversos porque não existe uma legislação sobre a forma como as empresas devem-se relacionar com as redes sociais, no entanto, tudo o que se passa nas redes sociais não fica à margem da lei.

Cada situação é diferente, mas o ponto principal nesta questão é: ter muito cuidado com os colaboradores dizem e definir o que estes podem ou não dizer nos seus perfis pessoais.

4 – Separe as políticas globais das específicas de cada Social Media

O cenário dos Social Media muda a cada dia. Se as suas políticas estiverem concentradas numa plataforma específica, estas vão ficar rapidamente desatualizadas.

Em traços gerais, a política deve concentrar-se no panorama global: quem faz o quê (papéis e responsabilidades), como é que podem (e não podem) fazer (a conformidade legal e de marca, por exemplo) e porque é que o fazemos (propósito e valores).

5 – Aproveite as políticas já existentes na sua empresa

É bem provável que tenha diversas políticas internas já definidas na sua empresa que podem ser aplicadas aos Social Media – incluindo políticas de privacidade, utilização de fotografias, utilização de internet, telemóvel ou outros.

Pode fazer referência a essas políticas na sua política de Social Media, fazendo os ajustes necessários a qualquer rede social.

Por exemplo, a sua política de utilização de telemóveis pode não incluir diretrizes relacionadas com a utilização de câmaras fotográficas incorporadas nos mesmos. É importante ter em conta que, graças ao geotagging, as fotografias tiradas pelos telemóveis contêm uma codificação digital universal que inclui a nossa localização, data e horas exatas da fotografia. Se carregarmos uma fotografia tirada através do telemóvel para as redes sociais, podemos estar a dar mais informações do que as necessárias.

Ao criar uma política de Social Media para a sua empresa tenha isso em consideração, exigindo que os seus colaboradores utilizem um software para tirar essas informações de geotagging das fotografias antes de as publicar.

6 – Crie duas políticas

Uma das melhores práticas é criar duas políticas de Social Media – uma para os colaboradores que trabalham com os Social Media da empresa e outra para os colaboradores que utilizam os Social Media nas suas vidas pessoais.

A primeira é direcionada para as atividades de trabalho e deve abranger tudo o que temos vindo a falar até agora – a definição da equipa, definição de funções, responsabilidades e diretrizes da marca.

A segunda política deve dar aos trabalhadores informações sobre o que podem ou não dizer sobre a empresa nos seus perfis pessoais.

Algumas organizações optam por manter estritamente confidenciais informações relacionados com os seus segredos comerciais, informações de clientes e até mesmo a localização dos empregados.

Outras organizações vão querer encorajar os seus colaboradores a agirem como embaixadores da marca. Alguns vão mesmo ao ponto de dar orientações quando à forma de falar online sobre a empresa.

MAS, tenha em atenção estes dois aspetos:

1. Pode ser perigoso exigir aos seus colaboradores que usem as suas contas pessoais para se conectarem com a sua empresa online. Eles podem optar por fazê-lo, mas deixe que seja opção própria;
2. Antes de escrever as políticas, releia a dica 3.

7 – Eduque os seus colaboradores

A fronteira entre a nossa vida pessoal e profissional cada vez é mais pequena.

A maioria dos colaboradores ainda não se apercebeu completamente dos desafios que podem surgir como resultado da diminuição da privacidade. Lembra-se do ditado americano O que acontece em Vegas, fica em Vegas?  Pois bem, atualmente é mais O que acontece em Vegas, fica no Facebook.

Enquanto lia sobre os processos judiciais que têm saído por causa das redes sociais, pareceu-me que muitos dos casos surgirem não por maldade mas por ignorância dos colaboradores.

A verdade é que ainda existem muitas pessoas que não pensam nas consequências quando fazem uma publicação online.

Ao educar os seus colaboradores, irá estar a evitar muitos problemas antes que estes aconteçam.

Assim, tendo em conta que já definiu as duas políticas referidas no ponto anterior, pode ainda seguir dois caminhos:

• Dar formação relacionado com o trabalho aos colaboradores que estão envolvidas com os Social Media da empresa;
• Educar todos os colaboradores sobre a segurança na Internet – incluindo como podem estabelecer e proteger a sua reputação online.

Ao fazê-lo, irá demonstrar respeito pelos seus colaboradores, fazendo com que estes se sintam valorizados e inspirados – e assim, ambas as partes irão beneficiar disto.

8 – Peça a um advogado para rever a política

Assessoria jurídica é fundamental. É muito fácil darmos um passo em falso, especialmente nas áreas de relações de trabalho.

Certifique-se de pedir a um advogado que tenha experiência nesta área – o seu advogado de direito fiscal não será de grande ajuda.

Revisão legal pode ser caro – mas um processo judicial seria exponencialmente mais dispendioso.

9 – Não a deixe a apanhar pó

Como o cenário dos Social Media muda com frequência, as suas políticas devem ser revistas pelo menos a cada seis meses. Peça à sua equipa para rever as políticas separadamente – e revejam depois em conjunto.

Pergunte-se: Esta política ainda é relevante? Pode ajudar-nos a fazer o nosso trabalho? Quais foram as principais mudanças nos Social Media nos últimos tempos? Foi feita alguma alteração legal que se aplique?

Criar uma política de Social Media para a sua empresa não é certamente a parte mais emocionante de trabalhar nesta área – contudo, se estas foram bem desenvolvidas, podem ajudar, capacitar e envolver a sua equipa e, por sua vez, os seus clientes.

Exemplos de políticas de Social Media a seguir

Pode facilmente encontrar exemplos de políticas e diretrizes de grandes empresas. Deixo aqui um conjunto de algumas políticas:

• Dave Fleet oferece uma lista de 57 exemplos de políticas de Social Media;
• Base de dados de Chris Boudreaux com políticas de Social Media;
• Laurel Papworth tem uma lista de 40 diretrizes diferentes para os colaboradores que atuam nos Social Media;
• 5 exemplos notáveis de políticas de Social Media das empresa selecionadas pela HubSpot.

Ao analisar estes recursos vai ver como existem diferentes abordagens de empresa para empresa.

Dê uma vista de olhos em algumas dessas empresas e qual a abordagem de cada uma.

Mas lembre-se – não existe A política certa para cada empresa. Escolha aquilo que mais gosta de algumas dessas empresas para o ajudar a começar, e adapte as diretrizes à cultura e objetivos da empresa.

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Agora que já leu exemplos de políticas de Social Media, quais foram para si os melhores exemplos? Tem mais alguma sugestão? Deixe os seus comentários em baixo.